关于《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》的解读
2019年12月25日

 

 

 

为了规范罪犯病历资料管理,保证公正执法水平,根据《中华人民共和国监狱法》、国务院《医疗机构管理条例》、国家卫计委《医疗机构病历管理规定》等法规制度,结合上海监狱实际,我局对《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》(沪司狱规〔2012〕3号)进行了修订,先将相关事项说明如下:

一、本规定修订的必要性

《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》(沪司狱规〔2012〕3号)印发后,对于规范我局罪犯病历资料的管理,起到了很大推动作用。但是,随着监管改造形势的发展,当前的工作要求也在不断提高,如在罪犯档案保管等方面。加之,相关上位法国家卫计委《医疗机构病历管理规定》在2013年进行了修订,原有内容保留和完善,但整体系统性、条理性有了很大的改进,虽然《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》的主要内容仍基本能够适用,但一些具体规定已不符合当前实际,如之后已经使用的电子病历内容没有涵盖,需要进一步规范。因此,有必要对原规定对部分条款进行调整。

二、本规定修订的主要内容及其说明

本规定分成5章,共20条,并增加了附件(归档病历档号结构),从总则、病历管理、病历的利用和封存、病历的保存和附则等五个方面作了更为系统、清晰的规定。与原规定相比,增加了适用范围,明确了监狱医疗机构内管理病历的部门,规定了利用病历的具体要求,修订了病历保存、归档的新要求。主要修改内容说明如下:

(一)明确了罪犯病历资料的定义。将罪犯病历资料限定为罪犯体检、就诊时等医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和,涵盖了卫生所及监狱总医院就诊病历,以及在押期间前往社会医院就诊的门(急)诊病历,使范围更准确。

(二)新增了电子病历管理内容。增加电子病历管理相关内容,体现新形势下病历管理工作特点。为贯彻落实中央和国家卫计委相关文件精神,国家卫计委发布了关于电子病历系统的规范和通知文件,随着医疗信息一体化的推进,电子病历在监狱医疗机构中普遍应用。因此,新规定明确“电子病历与纸质病历具有同等效力”,并规定了相关管理要求。

(三)对病历管理部门和人员提出了新要求。监狱医疗机构应设置病历管理部门或者配备专(兼)职医务人员,负责病历管理工作。目前,监狱总医院已设立管理部门,各监狱卫生所也配备专(兼)职医务人员。同时,根据司法部监狱管理局《关于加强监狱生活卫生管理工作的若干规定》要求部局规定严禁罪犯从事医护工作,强调了病历管理人员只能是医务人员。

(四)对病历资料的利用作出了详细规定。按照国家卫计委《医疗机构病历管理规定》要求,根据不同要求和实际情况进行病历利用情况进行了规定。主要对因监管改造需要或医学科研、教学的,按国家卫计委《医疗机构病历管理规定》要求增加了“查阅的病历不得带离患者就诊医疗机构”;对公安、司法等机关因办理案件的,增加了“经办人员提供介绍信、工作证等证明材料后,监狱医疗机构可以根据需要提供患者部分或全部病历”;对罪犯或其近亲属需要了解疾病诊治等情况需要查阅、复印病历资料的,按根据狱务公开要求,增加了“监狱应当按狱务公开信息发布的相关规定执行,一般为依申请公开”。

三、本规定修订的过程

我局在2017年年初即将本规定的修订列入了年度规范性文件立项计划,主要修订过程如下:

(一)征求各监所及监狱总医院的意见。我局生活卫生处于2017年8月下发通知征求各监狱对制度的修改意见。

(二)逐条讨论修改。2017年9月至10月,我局生活卫生处根据处室研究讨论,并会同办公室档案科全体同志一同协商讨论,逐条对该制度进行了修改,共计二十个条目。

(三)再次征求各业务处室、各监所及监狱总医院意见。2017年10月15日,我局生活卫生处将修改后的第一稿发给各业务处室和各基层单位再次征求意见,共收到反馈意见5条,经过认真研讨分析后采纳了3条。

(四)2017年11月,将制度送交我局政策法制处审核,形成此送审稿。

特此说明。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

上海市监狱管理局文件

 

沪司狱规〔2017〕8号

 

 

上海市监狱管理局关于印发《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》的通知

 

各监狱、局机关各处室:

《上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定》已经2017年12月5日第10次局长办公会议通过,现印发给你们,请遵照执行。

特此通知。

 

上海市监狱管理局

2017年12月15日

 

 

上海市监狱管理局办公室                  2017年12月18日印发

                                                   (共印15份)

上海市监狱管理局罪犯病历资料管理规定

 

第一章 总则

第一条(目的依据)为了规范罪犯病历资料管理,保证公正执法水平,根据《中华人民共和国监狱法》、国务院《医疗机构管理条例》、国家卫计委《医疗机构病历管理规定》等法规制度,结合上海监狱实际,制定本规定。

第二条(概念定义)罪犯病历资料(以下简称为病历)是指在罪犯体检、就诊时等医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和,包括罪犯新收入监体检及在押体检的报告资料、服刑期间在监狱内就诊的门(急)诊病历、住院病历及在押期间前往社会医院就诊的门(急)诊病历等。

第三条(病历分类)按照病历记录形式不同,可区分为纸质病历和电子病历。电子病历与纸质病历具有同等效力。

第四条(适用范围)本规定适用于我局所属监狱总医院、监狱卫生所(以下统称为监狱医疗机构)对病历的管理。

 

第二章 病历日常管理

第五条(总体要求)监狱医疗机构应当建立健全病历管理制度,设置病历管理部门或者配备专(兼)职人员,负责病历管理工作,严禁罪犯保管病历。

第六条(保管主体)罪犯在监狱总医院的住院病历由监狱总医院负责保管,罪犯在服刑期间的门(急)诊病历及其它相关资料由所在的监狱卫生机构负责保管。

第七条(病历编号)监狱医疗机构应建立门(急)诊病历和住院病历的检索制度。住院病历按卫生系统规定编号;门(急)诊病历按监狱监区编号排列管理,挂号统一使用狱政系统内的罪犯编号作为门诊号。

第八条(电子病历)监狱医疗机构使用电子病历的,应定期备份,并及时打印后与非电子化的资料合并形成罪犯完整病历进行保存。

第九条(附件管理)监狱医疗机构应将罪犯在医院(包括社会医院)就诊、住院的病历资料及时记录(或摘录、粘贴)在罪犯的监狱门诊病历上,以保证罪犯病历的连续性和完整性。

监狱医疗机构应当在门(急)诊罪犯的化验单(检验报告)、医学影像等检查资料形成后的24小时内,将资料归入门(急)诊病历。

第十条(住院保管)在罪犯住院期间,其住院病历由所在病区负责集中、统一保管。

住院病历在罪犯出院后由监狱总医院病案室负责集中、统一保存与管理。

监狱总医院收治罪犯时,对监狱提供的罪犯个人门(急)诊病历资料等应当妥善保管,罪犯出院时应及时退还监狱。

第十一条 (移押管理)监狱移押罪犯时,罪犯的门(急)诊病历随其服刑档案一并移交,并办理移交手续。

第十二条(安全保管)病历保管要设置保管室及专柜,保管室及专柜应坚固安全,做到防火、防盗、防光、防鼠、防尘、防高温、防潮、防虫。保管室、专柜的钥匙由专人保管,无关人员不得擅自进入保管室、存取病历。

第十三条(保密管理)监狱医疗机构应当严格病历管理,任何人不得随意涂改病历,严禁伪造、隐匿、销毁、抢夺、窃取病历。

监狱医疗机构及其医务人员应当严格保护罪犯隐私,禁止以非医疗、监管改造、教学、研究目的泄露罪犯的病历。

 

第三章 病历的利用和封存

第十四条(病历利用)除涉及对患者实施医疗活动的医务人员及医疗服务质量监控人员外,任何单位和个人未经批准不得擅自查阅该罪犯的病历。

(一)因监管改造需要或医学科研、教学等需要查阅病历的,需经罪犯就诊的监狱医疗机构负责人同意,阅后应当立即归还并不得泄露病犯隐私。查阅的病历不得带离患者就诊医疗机构。

(二)公安、司法等机关因办理案件,需要查阅、复印病历资料的,经办人员提供介绍信、工作证等证明材料后,监狱医疗机构可以根据需要提供患者部分或全部病历。

(三)罪犯或其近亲属需要了解疾病诊治等情况需要查阅、复印病历资料的,监狱应当按狱务公开信息发布的相关规定执行,一般为依申请公开。

第十五条(病历封存)依法需要封存病历时,应当在监狱医疗机构或者其委托代理人、罪犯所押监狱民警、罪犯本人或其代理人、驻监检察人员在场的情况下,对病历共同进行确认,签封病历复制件。

封存的病历由监狱医疗机构负责医疗服务质量监控的专(兼)职人员保管。

 

第四章 病历的保存

第十六条(病历归档) 监狱医疗机构应当于每年一季度将上一年度刑释人员、死亡罪犯的病历资料整理后向监狱办公室归档,归档时应建立移交清册,一式两份,移交双方各保存一份。

假释、暂予监外执行罪犯的狱内期间病历仍由原押监狱保管,刑满后再作归档处理。

第十七条(归档编号)刑释人员的病历档案应当编制档号后归档。档号结构为:单位简称代号-病历档案代号•出监年份代号-病史档案顺序号。

第十八条(保管期限)门(急)诊普通病历档案的保存时间自患者最后一次就诊之日起不少于15年;住院病历档案的保存时间不得少于30年;因罪犯档案保管或执法证据保全等需要,对于保存时间有更高要求的,按相关规定执行。

 

第五章 附则

第十九条(解释权)本规定由上海市监狱管理局负责解释。

第二十条(有效期)本规定有效期5年,自2018年1月1日起施行至2022年12月31日终止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件  

归档病历档号结构

 

档号结构为:单位简称代号-病历档案代号•出监年份代号-病史档案顺序号,如TLQ-B•2017-0001,指提篮桥监狱2017年度的第1卷归档罪犯病历档案。

 

备注(单位代号):

提篮桥监狱—TLQ,五角场监狱—WJC,周浦监狱—ZP,北新泾监狱—BXJ,宝山监狱—BS,青浦监狱—QP,女子监狱—NZ,新收犯监狱—XSF,未成年犯管教所—WGS,白茅岭监狱—BML,军天湖监狱—JTH,监狱总医院—ZYY,南汇监狱—NH,四岔河监狱—SCH,吴家洼监狱—WJW。